Artykuł: Agent/ka 007 – Controllerzy jako agenci zmian w organizacjach

24 marca 2022 r. w formie online odbyło się czwarte spotkanie Grupy Roboczej ICV Pomorze. Temat przewodni spotkania to: Agent/ka 007 – Controllerzy jako agenci zmian w organizacjach.

Gościem specjalnym spotkania była Pani Agnieszka Balcerzak, jeden z pierwszych w Polsce certyfikowanych analityków biznesowych w obszarze standardów IIBA [IIBA to akronim od International Institute of Business Analysis – międzynarodowej instytucji zajmującej się standardami analizy biznesowej].

Uczestnicy spotkania - Controllerzy jako agenci zmiany – podjęli się próby odpowiedzi na poniższe pytania:

• Co ma wspólnego analityk biznesowy z controllerem finansowym i jak w tym kontekście rozumiana jest zmiana?
• Jak pokonać drogę z punktu A do punktu B i nie zwariować?
• Czym jest uzasadnienie biznesowe i jakie ma znaczenie w powodzeniu wykonywanych działań?
• Analiza Interesariuszy - czy warto wiedzieć kogo dana zmiana dotyczy i ile nas może kosztować pominięcie kluczowych dla inicjatywy osób?
• Proces vs. Content - po której stronie się znajduje i jakie kroki działania rekomenduje IIBA?

W każdym obszarze życia obserwujemy to co jest stałe i to co jest zmienne. W finansach mamy koszty stałe i koszty zmienne, w IT będzie to utrzymanie i rozwój, w życiu prywatnym tez mamy rodzinę
i relacje, które są zmienne oraz fakty i ich interpretację. W controllingu również występują te dwa obszary – stały i zmienny, a sami Controllerzy często biorą udział zarówno w inicjowaniu jak i realizacji albo opiniowaniu przeróżnych zmian.

Czym jest zatem analiza biznesowa w tym kontekście? Wg Baboka [BABOK - standard analizy biznesowej zebrany w Business Analysis Body of Knowledge] analiza biznesowa jest obszarem wiedzy umożliwiającym przeprowadzanie zmian w przedsiębiorstwie poprzez definiowanie potrzeb
i rekomendowanie rozwiązań, które przynoszą wartość Interesariuszom.

W tej definicji pojawiło się kilka ważnych pojąć, takich jak:

Zmiana – Potrzeby - Rozwiązania  - Wartość – Interesariusze - Kontekst

Jak te pojęcia odnaleźć w controllingu, czym te pojęcia są z punktu widzenia controllingu?

Dlaczego zmiana? The Economist, a zanim Ryszard Praszkier (przywództwo wzmacniające) zbadał, że 70% inicjatyw związanych ze zmianą wciąż kończy się niepowodzeniem. To nam pokazuje, że jednak wartą się tą zmianą zajmować i pewne standardy mogą nam pomóc w odniesieniu sukcesu.

Mamy zmianę czyli akt transformacji w odpowiedzi na potrzebę, mamy potrzebę, która może być zarówno problemem jak i możliwością, mamy rozwiązanie czyli jakiś specyficzny sposób zaspokajania jednej bądź wielu potrzeb, mamy Interesariuszy czyli wszystkie osoby albo grupy osób, które mają jakąkolwiek relację ze zmianą, z potrzebą albo z rozwiązaniem. Dość często zdarza się, że myśląc
o Interesariuszach zapominamy o pani sekretarce, prawniku, etc., których dotyka zmiana w sposób niebezpośredni. Mamy też kontekst – inaczej osadzenie – czyli granice, w których  ta zmiana się odbywa. Wartość w zmianie nie zawsze musi być wyrażona w pieniądzu. Może to być użyteczność dla Interesariuszy, np. poprawa kultury w organizacji. Oczywiście bierzemy pod uwagę wszystkich Interesariuszy, badamy, jaki mają oni wpływ i decyzyjność na zmianę, dla kogo ta zmiana ma największe znaczenie i skupiamy się na tym, co jest najważniejsze. [Skup się na tym, co najważniejsze].

BABOK definiuje katalog standardów,  w którym znajdziemy standardy dotyczące analizy strategicznej, analizy wymagań, definicji rozwiązań – czyli jak możemy odpowiedzieć na wymagania, testowania wyniku ale też sposobu współpracy między różnymi Interesariuszami. Ta współpraca jest dużym obszarem działania analityka biznesowego, żeby rozmawiać z wieloma osobami z różnych działów, obszarów biznesowych, które mogą mieć różne potrzeby. Rolą analityka biznesowego jest nauczyć się rozmawiać językiem tych różnych osób, zrozumieć i pogodzić potrzeby tych różnych Interesariuszy i zaproponować rozwiązania - mając tak obszerną wiedzę.

Żeby nie było tak łatwo, to analityk biznesowy, to jest osoba, która nie tylko wie, w jaki sposób zebrać wymagania, przeprowadzić analizę wymagań i zaproponować rozwiązanie ale powinna posiadać pewną charakterystykę kompetencji miękkich, takich jak kompetencje komunikacyjne, kompetencje interakcji, itd. Tak postrzegana rola analityka biznesowego jest tożsama z modelem kompetencji miękkich rekomendowanych przez ICV [Międzynarodowe Stowarzyszenie Controllerów] oraz IGC [International Group of Controlling] względem Controllerów.

Analityk Biznesowy jest to osoba, która wykonuje zadania opisane w Baboku i nieważne jest zajmowane stanowisko czy tytuł w organizacji. Bardzo często zdarza się, że takie osoby wykonują działania analityka biznesowego nie wiedząc, że to robią lub nie nazywając się analitykiem biznesowym i wręcz badania pokazują, że taka sytuacja tyczy się ok. 80% osób wykonujących te czynności.

Babok nie wskazuje konkretnie, w którym miejscu zaczynamy pracę ze zmianą. Babok mówi, ze nie ma jednej drogi ale są dwa rekomendowane punkty. Jeden znajduje się w analizie strategicznej, a drugi w obszarze weryfikacji rozwiązania. Oznacza to, że albo zaczynamy od rozwiązania, które już mamy, stwierdzamy, że czegoś nam w nim brakuje, nie spełnia naszych wszystkich wymagań i stąd bierze się początek, albo z analizy strategicznej, bo np. chcemy wdrożyć jakąś nową inicjatywę i wtedy zaczynamy coś od początku.

W innowacyjnych pomysłach bardzo często chodzi o kreatywność, o myślenie dyferencyjne, znajdywanie nowych rozwiązań. Zdaniem Profesora Ryszard Praszkiera myślenie kreatywne nie działa w stresie, powinniśmy zatem stosować takie metody jak taniec, dystans, itp. aby wyjść z tego, co znamy. Tam, gdzie jest pomysł, powinniśmy sięgać do innych dyscyplin wiedzy, ponieważ Babok odnosi się do sytuacji procesowych.

W ocenie rozwiązania mamy tak, że mamy już rozwiązanie czyli coś już wytworzyliśmy i przechodzimy do procesu mierzenia efektywności w kontekście samego rozwiązania, w kontekście przedsiębiorstwa. Tutaj jest przestrzeń na to żeby znaleźć jakiś nowy obszar rozwoju ale jaki to ma być obszar to mamy tutaj techniki pomagające w znalezieniu tych obszarów - ale w ramach „contentu”. Można wysnuć opinię, że analiza biznesowa jest takim punktem pauzy pomiędzy pomysłem, a rozpoczęciem działania. W nowej, często zaskakującej sytuacji, analiza biznesowa i koncepcja daje nam poszerzenie żeby wyjść ze strefy emocji i spojrzeć szerzej na wpływ, na ryzyka, na konsekwencje i konsekwencje konsekwencji.

Zazwyczaj zmiana związana jest z jakimś wysiłkiem, jakąś pracą, do której potrzebujemy mieć jakąś motywację. Takim stymulatorem „widokiem na przyszłość” jest uzasadnienie biznesowe, które w Baboku pojawia się w analizie strategicznej. Jest to również jedna z technik, która przedstawia nam to, dokąd dążymy czyli mamy informację o możliwościach, trendach rynkowych, konkurencji, korzyściach jakościowych i ilościowych, oszacowanych kosztach i czasie, oczekiwań w zakresie zysków, możliwości rozwoju, wpływu planowanego projektu na działalności firmy ale również projektu na infrastrukturę technologiczną, ograniczenia związane z proponowanym projektem oraz szacowanym budżecie, etc.

Zmiana powinna dostarczyć nam wartość i warto zadbać o to żeby po wprowadzeniu zmiany zatrzymać się na chwilę i popatrzeć na osiągnięty cel, aby w pędzie do następnej zmiany nie zagubić tej pierwotnej.

W zmianie jest podobnie jak w chodzeniu po linie – żeby nie spaść z równoważni trzeba patrzeć daleko do przodu a nie pod nogi; w zmianie jest podobnie – uzasadnienie biznesowe jest tym spojrzeniem daleko do przodu, które daje nam większe szanse na osiągnięcie planowanej wartości.

Za każdym razem, kiedy pojawia się jakaś zmiana do zmiany, to powinniśmy za każdym razem wracać do uzasadnienia biznesowego i sprawdzać, czy wciąż idziemy po tej samej równoważni, czy wchodzimy wciąż pod tę samą górę. Kluczowe jest tutaj zarządzanie wymaganiami.

Po poznaniu definicji analizy biznesowej i tego kim jest analityk biznesowy uczestnicy spotkania ocenili w ankiecie, w jakim stopniu ich codzienne obowiązki zawodowe pasują do tych definicji. Blisko 25% uczestników badania zadeklarowało, że ich obowiązki są zbieżne z pracą analityka biznesowego,
a pozostała grupa zadeklarowała, że w wielu działaniach obszary analityka biznesowego pokrywają się z zakresem działań controllerów.

Reasumując:

Zawsze jest coś do zmiany. Jeżeli uważamy, że już nie mamy nic do zmiany, to może oznaczać, że niewystarczająco dobrze zrobiliśmy analizę albo nie chcemy czegoś zobaczyć albo nie porozmawialiśmy ze wszystkimi Interesariuszami albo nie porozmawialiśmy niewystarczająco dokładnie.

Biorąc pod uwagę standardy Baboka oraz podział na to co jest stałe i zmienne można wywnioskować,  że w obecnym mocno niepewnym otoczeniu rynkowym trzeba po prostu realizować wcześniej przygotowane plany, z korektą na tyle na ile coś wiemy już dziś, natomiast nie robić scenariuszy na wypadek maksymalnej eskalacji wydarzeń, bo zabiera nam to energię i czas, a te scenariusze najprawdopodobniej się nie przydadzą.

Można być jednocześnie analitykiem biznesowym i Interesariuszem. Można być analitykiem biznesowym i kierownikiem projektu. Ważne za każdym razem jest to, aby osoba sprawująca te role umiała świadomie (bez zaangażowania emocjonalnego) rozdzielić te funkcje i interesy tych różnych ról.